Has contratado el canal de denuncias, lo has configurado y ya funciona. Y entonces llega la pregunta que nadie te avisó de que venía ¿quién lo gestiona?
Porque la Ley 2/2023 no se conforma con que tengas la herramienta. Te obliga además a designar por escrito a una persona concreta —o a un órgano— que se responsabilice de ella. Es el Responsable del Sistema Interno de Información, y sin ese nombramiento tu canal está incompleto por mucho software que tengas detrás.
En este artículo te contamos quién puede ocupar ese puesto, qué requisitos exige la ley, cómo se documenta el nombramiento y los errores que vemos repetirse en empresas que creían tenerlo todo en orden.
¿Qué exige la Ley 2/2023 sobre esta figura?
La ley separa dos cosas que a menudo se confunden:
- Implantar el sistema es competencia del órgano de administración o de gobierno de la empresa. Es decir, del consejo, del administrador único o de quien tenga esa función. Y debe hacerlo previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, si la hay.
- Gestionar el sistema en el día a día corresponde al Responsable del Sistema, que ese mismo órgano designa.
Dicho de otro modo: la decisión de tener canal la toma la dirección; el trabajo de atender las denuncias lo hace la persona designada. Y ninguna de las dos partes puede faltar.
Si todavía tienes dudas sobre si tu empresa entra en el ámbito de la norma, revisa antes si es obligatorio tener un canal de denuncias en tu empresa y vuelve aquí después.
¿Persona física o comité? ¿Interno o externo?
La ley admite las dos formas, y la elección depende del tamaño y la estructura de tu organización.
Una sola persona
Es lo habitual en pymes. Se designa a una persona con perfil directivo dentro de la organización: dirección de cumplimiento, asesoría jurídica, dirección financiera o, en empresas pequeñas, la propia gerencia. Simple, rápido y suficiente.
Un órgano colegiado
En organizaciones más grandes se opta por un comité —cumplimiento, ética, auditoría interna—. Si eliges esta vía, hay un detalle que se escapa con frecuencia: el órgano colegiado debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y de tramitación de los expedientes de investigación. No vale con decir «lo lleva el comité»; tiene que haber alguien con nombre y apellidos que tramite.
Requisitos que no son negociables
Perfil directivo. La ley apunta a una figura con capacidad real de decisión dentro de la organización.
Independencia y autonomía. Debe ejercer sus funciones sin recibir instrucciones de nadie. Esto es lo que descarta, en la práctica, a alguien que dependa jerárquicamente de quien podría acabar siendo denunciado.
Medios suficientes. Designar a alguien y no darle ni tiempo ni herramientas es incumplir por la puerta de atrás.
Es lo habitual en pymes. Se designa a una persona con perfil directivo dentro de la organización: dirección de cumplimiento, asesoría jurídica, dirección financiera o, en empresas pequeñas, la propia gerencia. Simple, rápido y suficiente.
En organizaciones más grandes se opta por un comité —cumplimiento, ética, auditoría interna—. Si eliges esta vía, hay un detalle que se escapa con frecuencia: el órgano colegiado debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y de tramitación de los expedientes de investigación. No vale con decir «lo lleva el comité»; tiene que haber alguien con nombre y apellidos que tramite.
- Perfil directivo. La ley apunta a una figura con capacidad real de decisión dentro de la organización.
- Independencia y autonomía. Debe ejercer sus funciones sin recibir instrucciones de nadie. Esto es lo que descarta, en la práctica, a alguien que dependa jerárquicamente de quien podría acabar siendo denunciado.
- Medios suficientes. Designar a alguien y no darle ni tiempo ni herramientas es incumplir por la puerta de atrás.
Funciones y responsabilidades concretas
El Responsable del Sistema no es una firma en un documento. Estas son sus tareas reales:
- Recibir las comunicaciones que entran por el canal, sean anónimas o identificadas.
- Acusar recibo al informante dentro del plazo legal.
- Analizar la admisibilidad de cada comunicación: si entra dentro del ámbito de la ley o si hay que derivarla a otra vía.
- Tramitar el expediente de investigación, recabar información y garantizar que el procedimiento se sigue.
- Mantener la comunicación con el informante durante todo el proceso y responderle en plazo.
- Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de las personas afectadas.
- Remitir la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito.
- Llevar el libro-registro de las comunicaciones recibidas.
Es un trabajo que exige criterio, discreción y método. Por eso importa tanto a quién se lo asignas.
¿Cómo documentar el nombramiento?
Aquí es donde fallan la mayoría de las empresas que hemos visto: hacen el nombramiento de palabra y no queda rastro. Si mañana te lo piden en una inspección o en una auditoría, lo que vale es el papel. Sigue estos pasos:
- Consulta previa con la representación legal de las personas trabajadoras
Si existe en tu empresa. Deja constancia escrita de esa consulta.
- Acuerdo del órgano de administración
Donde se designa al Responsable del Sistema, con fecha y firma. Es el documento clave.
- Garantizar el cumplimiento normativo
Aceptación por escrito de la persona designada, en la que asume las funciones y el deber de confidencialidad.
- Descripción de funciones y medios asignados
Qué hace, con qué recursos y a quién puede acudir.
- Notificación a la autoridad competente
Las personas jurídicas del sector privado deben comunicar la designación —y también el cese, explicando sus razones— a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o, en su caso, a la autoridad autonómica que corresponda, dentro del plazo que fija la ley.
- Publicación interna
Que la plantilla sepa quién es y cómo llegar hasta esa persona.
¿Se puede externalizar en un despacho?
Sí, y es una opción perfectamente válida. La ley permite que la gestión del sistema interno de información la lleve un tercero externo, y para muchas pymes tiene todo el sentido: evita el conflicto de intereses de que investigue alguien de casa y aporta experiencia en la tramitación.
Pero hay un matiz que conviene entender bien: puedes externalizar la gestión, no la responsabilidad. La empresa sigue siendo responsable del cumplimiento ante la autoridad. Externalizar no te quita el marrón, te ayuda a hacerlo bien.
Si vas por esta vía, exige a tu proveedor externo garantías de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones, y déjalas por escrito en el contrato.
Seis errores frecuentes al designarlo
- Nombrar a Recursos Humanos por defecto. Es el reflejo más común y el más problemático: buena parte de las denuncias tienen que ver con conductas laborales, y quien gestiona el personal difícilmente puede investigar con independencia un caso que afecta a su propia área.
- Designar a alguien que depende del posible denunciado. Si el responsable reporta directamente a la persona sobre la que puede llegar una denuncia, la independencia que exige la ley no existe.
- No dejarlo por escrito. Un nombramiento verbal, a efectos prácticos, es un nombramiento que no ha ocurrido.
- Olvidar la notificación a la autoridad. Se hace el acuerdo interno, se archiva y ahí se queda. La comunicación externa también forma parte del trámite.
- Nombrar y desaparecer. Si la persona designada no tiene tiempo asignado ni formación, el canal acaba siendo un buzón que nadie abre. Y un canal que no responde en plazo incumple igual que uno que no existe.
- No prever la sustitución. Bajas, vacaciones, salidas de la empresa. Define quién asume las funciones mientras tanto y notifica el cese cuando toque.
Los descuidos de este tipo no son inocuos: entran dentro del régimen sancionador de la norma, que llega hasta el millón de euros en los casos más graves. Lo desglosamos en detalle en el artículo sobre las multas por no tener canal de denuncias.
Preguntas frecuentes
En empresas pequeñas es habitual y la ley no lo prohíbe. Lo que hay que valorar es si esa persona puede investigar con independencia real los hechos que lleguen al canal. En estructuras muy reducidas, la externalización suele resolver mejor el problema.
No. La ley no exige titulación concreta, sino perfil directivo, independencia y medios. Ahora bien, la tramitación de un expediente exige criterio jurídico, así que conviene que tenga apoyo legal, propio o externo.
La figura designada es una: una persona física o un órgano colegiado. Si optas por el órgano colegiado, recuerda delegar la gestión y la tramitación en uno de sus miembros.
Se repite el proceso: acuerdo del órgano de administración, aceptación del nuevo responsable y notificación del cese y del nuevo nombramiento a la autoridad competente, indicando los motivos del cese.
Que tu sistema interno de información no está completo, aunque tengas la herramienta contratada. A efectos de cumplimiento es equivalente a no tenerlo.
Pruébalo tú mismo
En Denuncias.app tu Responsable del Sistema tiene un panel donde recibe cada comunicación, envía el acuse de recibo automático, mantiene la conversación con el informante aunque sea anónimo y deja registrada toda la trazabilidad del expediente. Sin hojas de cálculo y sin buzones de correo compartidos.
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